1. Pengertian
administrasi dalam artian luas dan sempit !
Penjelasan :
Menurut Wikipedia
bahasa Indonesia,
Administrasi
adalah usaha dan kegiatan
yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan.
Sedangkan, Administrasi
dalam arti luas adalah
seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan
dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil
guna.
2. Membedakan
administrasi dalam dua golongan (Administrasi Negara dan Administrasi niaga )!
Penjelasan :
Top of FormAdministrasi
Negara :
Menurut
John M. Pfiffner and Robert V. Presthus dalam bukunya yang
berjudul “Public Administration”
mengemukakan:
Administrsi Negara
adalah pelaksanaan kebijaksanaan Negara yang telah digariskan oleh badan-badan
politik yang representative (Public Adminiration involve the implementation of
public wich has been outlined by representative political bodies).
Menurut
Leonard D. White dalam bukunya yang berjudul “Introduction tot the study of public
Administration” mengemukakan :
Adminitrasi Negara
terdiri atas semua/seluruh aktivitas/kegiatan yang bertujuan pemenuhan atau
pelaksanaan kebijaksanaan Negara (public administration concists of all these
operation having for their purpose the fulfillment or enforcement of public
policy)
Dari uraian dua
pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa Administrasi Negara adalah proses kerjasama dari seluruh aparatur
Negara berdasarkan garis-garis besar yang telah disepakati bersama untuk tujuan
Negara.
Administrasi Niaga :
Prof.
dr. Mr. S. Srajudi Admosudidjo dalam bukunya yang
berjudul “Administrasi Negara atau
Business Administration” adalah suatu pengertian yang mencakup dua
pengertian menjadi satu, yaitu :
Administrsi
Niaga adalah adminitrasi dari pada suatu organisasi
niaga secara keseluruhan, bilamana organisasi niaga tersebut merupakan
perusahaan, maka administrasi niaga tersebut dijalankan oleh Direksi dari pada
perusahaan.
Administrasi
Niaga adalah administrasi yang mengejar tercapainya
tujuan-tujuan yang bersifat kewniagaan (business objective), dalam pengertian
ini, administrasi niaga tersebut dijalnkan oleh setiap manager dalam suatu
organisasi niaga.
Dari uraian tersebut
dapat ditarik kesimpulan bahwa Administrsi Niaga adalah proses kerjasama dari
kelompok orang untuk mencapai keuntungan / laba yang sebesar-besarnya.
Berdasar
uraian-uraian tersebut diatas, maka perbedaan Administrasi Negara dengan
Administrasi Niaga, terletak pada bidang usaha atau aktivitas bersama untuk
mencapai tujuan Negara, sedangkan Administrasi Niaga untuk mencapai keuntungan/laba
yang sebesar-besarnya.
3. Unsur-unsur
administrasi Negara !
Penjelasan :
a. Organisasi
Organisasi
adalah kerjasama antara dua orang atau lebih untuk
mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang
ada. Pengertian organisasi menurut para ahli yaitu:
- James
D. Mooney, organisasi adalah sebagai bentuk setiap perserikatan orang-orang
untuk mencapai tujuan bersama.
- Luther
Gulick, organisasi adalah sebagai suatu alat saling hubungan satuan-satuan
kerja yang memberikan mereka kepada-kepada orang-orang yang ditempatkan dalam
struktur kewenangan. Dengan demikian pekerjaan dapat dikoordanisikan oleh
perintah para atasan kepada para bawahan yang menjangkau dari puncak sampai ke
dasar dari seluruh badan usaha.
- Schein,
organisasi merupakan suatu system terbuka, yang memiliki interaksi konstan
dengan lingkungannya, serta terdiri dari banyak sub-grup, unit-unit jabatan,
susunan hierarki serta segmen yang tersebar secara geografis.
b. Manajemen
Manajemen adalah suatu
cara menggerakkan orang lain untuk melakukan suatu tujuan. Pengertian Manajemen
menurut para ahli yaitu:
- Koontz and Donnel, manajemen adalah terlaksananya pekerjaan melalui
orang-orang lain.
- Kimball and Kimball, manajemen terdiri dari semua tugas dan fungsi
yang meliputi penyusunan sebuah perusahaan, pembiayaan, penetapan garis-garis
besar kebijaksanaa,penyediaan semua peralatan yang diperlukan dan penyusunan
kerangka organisasi serta pemilihan para pejabat terasnya.
c. Komunikasi
Komunikasi adalah
proses yang menyampaikan warta dari seseorang kepada pihak lain dalam usaha
kerja sama. Pengertian komunikasi menurut beberapa ahli yaitu:
- Lexicographer,
komunikasi adalah upaya yang bertujuan berbagi untuk mencapai kebersamaan.
- Websters New
Colligiate Dictionary, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi
diantara individu melalui system lambang-lambang, tanda-tanda atau tingkah
laku.
d. Informasi
Informasi adalah
rangkaian kegiatan penataan yang berupa penghimpun, pencatat, pengolah,
penggadaan pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan
informasi. Administrasi informasi mempunyai tujuan yaitu untuk keperluan
membuat keputusan maka dapat pula dipandang sebagai cabang dari ilmu
manajemen.. Informasi pemerintah yang benar (valid dan shahih) dapat digunakan
untuk membantu pengambilan keputusan dalam mengurangi ketidakpastian serta
mengantisipasi kendala yang akan diperkirakan terjadi. Jadi informasi bukan
sekadar data mentah yang lalu asal disampaikan apa adanya. Tetapi haruslah
sudah diproses, diolah dan disaring mana yang baik dan benar dan perlu
disampaikan kepada pihak tertentu. Sebagai abdi masyarakat maka para
administrator dan sumber informasi bagi masyarakatnya.
e. Adm. Kepegawaian
Kepegawaian adalah
proses yang menyangkut pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan,
pengangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian dan pemberhentian tenaga
kerja dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan. Berikut ini adalah beberapa
definisi kepegawaian yaitu
- Kepegawaian sebagai
ilmu yaitu mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak
penerimaan hingga pemberhentiannya.
- Kepegawaian sebagai
proses yaitu proses penyelenggaraan politik kepegawaian atau program
kerja/tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam
usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tyertentu.
- Kepegawaian sebagai
fungsi yaitu mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu
usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
- Kepegawaian sebagai
seni yaitu seni memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama
dengan cara sedemikian rupa, sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu
diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik mengenai jumlah maupun tujuannya.
f. Adm. Keuangan
Keuangan adalah
rangkaian kegiatan penataan yang berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan,
pemakaian, pemeliharaan, dan penyingkiran benda dalam kerjasama mencapai tujuan
tertentu. Suatu segi lain dari administrasi keuangan ialah pencatatan segenap
penerimaan dan pengeluaran biaya dalam kerjasama itu. Penelaahan terhadap segi
ini menumbuhkan sekelompok pengetahuan yang cukup luas dan penting dengan nama
pembukuan. Pembukuan adalah seni untuk mencatat, mengumpulkan dan akhirnya
meringkaskan dalam bentuk laporan keuangan akibat keuangan dari tindakan
eksekutif. Administrasi keuangan terdiri dari serangkaian langkah-langkah
dimana dana-dana disediakan bagi pejabat-pejabat tertentu dibawah
prosedur-prosedur yang akan menjamin sah dan berdaya gunanya pemakaian
dana-dana itu.
g. Adm. Perbekalan
Perbekalan adalah
rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur, pemakaian, mendaftar, memelihara,
sampai menyingkirkan segenap perlengkapan dalam usaha kerja. Beberapa pokok
yang perlu dipersoalkan dalam administrasi perbekalan ialah: Penelitian dan
penentuan kebutuhan perbekalan kerja, pembakuan dan perincian keja-kerja,
proses pembelian barang, pencatatan dan pengurusan harta benda, teknik
penyimpanan dan perawatan barang, prosedur penyingkiran benda yang tak
diperlukan lagi, pengurusan dan pemeliharaan gedung, penyusunan tata ruang
kantor. Dalam hal ini pengetahuan ini mempergunakan hasil-hasil dari ilmu-ilmu
kealaman.
h. Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat
yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa usaha pengenalan organisasi
kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam
kerjasama mencapai tujuan. Perincian isi kelompok pengetahuan ini antara lain,
organisasi dan bidang kerja hubungan masyarakat Asas-asas pekerjaan hubungan
masyarakat, alat-alat hubungan masyarakat, proses kegiatan hubungan masyarakat,
analisis pendapat umum, teknik propaganda, hal-hal mengenai penyiaran warkat.
Ketiga pokok yang terakhir ini dapat dianggap telah berkembang menjadi
cabang-cabang pengetahuan yang lebih khusus dalam ilmu hubungan masyarakat.
Hubungan 8 Unsur Administrasi
Masing-masing konsep
bersifat statis, sedangkan dalam kenyataan ditempat kerja yang didalamnya
sedang berlangsung rangkaian kegiatan penataan akan tampak adanya unsur umum
sebagai suatu proses yang bersifat dinamis semua unsur seringkali langsung
secara bersamaan. Juga urut-urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur dapat
berubah-ubah. Bergantung pula pada orang-orang dan corak kerjasama, peranan
yang dititik beratkan dari sesuatu unsur dapat berbeda-beda dalam suatu
kerjasama tertentu. Jadi hubungan setiap delapan unsur ini saling berhubungan
secara erat. Apabila rangkaian ini berputar artinya rangkaian kegiatan penataan
itu sedang berlangsung, maka kedelapan unsur itu merupakan kesatuan yang tidak
mungkin dipisah-pisahkan dan sukar dibeda-bedakan dengan tegas.
4. Sebutkan
dan Jelaskan tiga kepemimpinan menurut Henry Fayol !
Pada umumnya manajer
memiliki tanggung jawab yang sama, yaitu melakukan perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, serta penyusunan staf namun dari
sisi tingkat atau level manajemen dapat dibagi menjadi tiga / 3 macam, yakni :
1.
Manajer Puncak / Top Manager
Tanggung
jawab dari manajer puncak adalah keseluruhan kinerja dan keefektifan dari suatu
perusahaan. Manajer tingkat puncak membuat kebijakan, keputusan dan strategi yang
berlaku secara umum pada suatu perusahaan. Manajer puncak juga yang melakukan
hubungan dengan perusahaan lain dan pemerintah.
2.
Manajer Menegah / Middle Manager
Manajer
tingkat menengah berada di antara manajer puncak dan manajer lini pertama.
Manajer ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan
yang diambil oleh manajer tingkat atas atau puncak.
3.
Manajer bawah / low manager
Manajer
tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan atau supervisi para karyawan
dan memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh
manajer puncak dan menengah telah dijalankan dengan baik. Manajer lini pertama
juga memiliki andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi
yang telah ditetapkan.
Tambahan
Hierarki Manajemen :
Dari
sisi jumlah, jumlah dari atas ke bawah berbentuk kerucut atau piramida, yaitu
semakin tinggi level atau tingkatan seorang manajer, maka semakin sedikit
jumlah manajer pada tingkatan tersebut.
Berikut ini adalah
tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:
Manejemen
lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan
istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang
bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam
proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor),
manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau
mandor (foreman).
Manajemen
tingkat menengah (middle management), mencakup semua
manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan
bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer
menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau
manajer divisi.
Manajemen
puncak (top management), dikenal pula dengan
istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi
perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top
manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information
Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).
Meskipun demikian,
tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan
bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel
dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu
berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan
permintaan pekerjaan.
5. Siapa
Bapak administrasi dan manajemen?
Penjelasan :
Peter Ferdinand Drucker
lahir
di Kaasgraben, Vienna, Austria, 19 November 1909 – meninggal di Claremont, California, Amerika Serikat, 11 November 2005 pada umur
95 tahun) adalah seorang penulis, konsultan manajemen, dan "ekolog
sosial." Ia sering disebut sebagai bapak
"manajamen modern." Ratusan artikel ilmiah dan populer serta 39
bukunya menjelaskan bagaimana manusia diorganisir pada setiap sektor
masyarakat—bisnis, pemerintah, maupun organisasi non-profit. Tulisan-tulisannya
juga berhasil memprediksi berbagai peristiwa yang terjadi pada abad ke-20
seperti privatisasi dan desentralisasi; kebangkitan Jepang sebagai kekuatan
ekonomi dunia; peran pemasaran yang semakin meningkat; dan kebutuhan akan
sebuah masyarakat informasi.Pada tahun 1959, Drucker memperkenalkan istilah
"Pekerja pikiran"
(knowledge worker)
Frederick W. Taylor (1856
-1915)
Frederick W. Taylor
dikenal dengan manajemen ilmiahnya dalam upaya meningkatkan produktivitas.
Gerakannya yang terkenal adalah gerakan efisiensi kerja. Taylor membuat
prinsip-prinsip yang menjadi intinya manajemen ilmiah yang terkenal dengan
rencana pengupahan yang menghasilkan turunnya biaya dan meningkatkan
produktivitas, mutu,
pendapatan pekerjaan
dan semangat kerja karyawan. Adapun filsafat Taylor memiliki 4
prinsip yang ditetapkan yaitu :
1. Pengembangan
manajemen ilmiah secara benar.
2. Pekerjaan
diseleksi secara ilmiah dengan rnenempatkan pekerjaan yang cocok untuk satu
pekerjaan.
3. Adanya
pendidikan dan pengambangan ilmiah dari para pekerja.
4. Kerjasama yang
baik antara manajernen dengan pekerja.
Dalam menerapkan
keempat prinsip ini, beliau menganjurkan perlunya revolusi mental di kalangan
manajer dan pekerja. Adapun prinsip-prinsip dasar
menurut Taylor mendekati ilmiah adalah :
1. Adanya ilmu
pengetahuan yang menggantikan cara kerja yang asal-asalan.
2. Adanya hubungan
waktu dan gerak kelompok.
3. Adanya kerja
sarna sesama pekerja, dan bukan bekerja secara individual.
4. Bekerja untuk
hasil yang maksimal.
5. Mengembangkan
seluruh karyawan hingga taraf yang setinggi-tingginya, untuk tingkat
kesejahteraan maksimum para kaayawan itu sendiri dan perusahaan.
Buku-buku Taylor yang
terkenal adalah "Shop
management (1930)", Principles Of Scientific Management (1911)", dan "Testimory Before Special House Comittee (1912)".
Dan pada tahun 1947, ketiga buku tersebut digabungkan dalam 1 (satu) buku
dengan judul"Scientific
Management”.
2. Henry Fayol (1841 -1925)
Henry Fayol mengarang
buku "General and Industrial management". Pada tahun 1916, dengan
sebutan teori manajemen klasik yang sangat memperhatikan produktivitas pabrik
dan pekerja, disamping memperhatikan manajemen bagi satu organisasi yang
kompleks, sehingga beliau menampilkan satu metode ajaran manajemen yang lebih
utuh dalam bentuk cetak baru.
Fayol berkeyakinan
keberhasilan para manajer tidak hanya ditentukan oleh mutu pribadinya, tetapi
karena adanya penggunaan metode manajemen yang tepat. Sumbangan terbesar dari
Fayol berupa pandangannya tentang manajemen yang bukanlah semata kecerdasan pribadi,
tetapi lebih merupakan satu keterampilan yang dapat diajarkan dari dipahami
prinsip-prinsip pokok dan teori umumnya yang telah dirumuskan. Fayol membagi
kegiatan dan operasi perusahaan ke dalam 6 macam kegiatan :
a. Teknis (produksi)
yaitu berusaha menghasilkan dan membuat barangbarang produksi.
b. Dagang (Beli,
Jual, Pertukaran) dengan tara mengadakan pembelian bahan mentah dan
menjual hasil produksi.
c. Keuangan
(pencarian dan penggunaan optimum atas modal) berusaha mendapatkan dan
menggunakan modal.
d. Keamanan (perlindungan harga milik dan
manusia) berupa melindungi pekerja dan barang-barang kekayaan perusahaan.
e. Akuntansi
dengan adanya pencatatan dan pembukuan biaya, utang, keuntungan dan neraca,
serta berbagai data statistik.
f. Manajerial
yang terdiri dari 5 fungsi :
1) Perencanaan
(planning) berupa penentuan langkah-langkah yang memungkinkan organisasi
mencapai tujuan-tujuannya.
2) Pengorganisasian
dan (organizing), dalam arti mobilisasi bahan materiil dan sumber daya manusia
guna melaksanakan rencana.
3) Memerintah
(Commanding) dengan memberi arahan kepada karyawan agar dapat menunaikan tugas
pekerjaan mereka
4) Pengkoordinasian
(Coordinating) dengan memastikan sumber-sumber daya dan kegiatan organisasi
berlangsung secara harmonis dalam mencapai tujuannya.
5) Pengendalian
(Controlling) dengan memantau rencana untuk membuktikan apakah rencana itu
sudah dilaskanakan sebagaimana mestinya.
Selain hal-hal pokok
diatas, masih ada beberapa ajaran Fayol lainnya yaitu :
1. Keterampilan yang dibutuhkan
oleh manajer tergantung kepada tempat pada tingkatan organisasi, yang rendah
lebih membutuhkan keterampilan dan
2. Kemampuan teknis
dibandingkan dengan keterampilan manajerial pada manajer tingkat atas.
3. Kemampuan dan
ketrampilan manajemen harus diajarkan dan dipelajari, sehingga tidak mungkin
hanya diperoleh melalui praktek, timbul tenggelam sepertl orang belajar
menyelam tanpa guru.
4. Kernampuan dan
keterampilan manajemen dapat diterapkan pada segala bentuk dan jenis
organisasi, seperti rumah tangga, pemerintah, partai, industri dan lainlain.
5. Prinsip-prinsip
manajemen lebih baik daripada hukum manajemen, karena hukum bersifat kaku,
sedang prinsip bersifat lebih luwes, sehingga dapat disesuaikan pada keadaan
yang dihadapi.
6. Ada 14
macam prinsip manajemen dari Fayol, yaitu :
a) Pembagian kerja
(Division of labor), yaitu sernakin mengkhusus manusia dalam pekerjaannya,
semakin efisien kerjanya, seperti terdapat pada ban berjalan.
b) Otoritas dan
tanggung jawab (Authority and Responsibility) diperoleh melalui perintah dan
untuk dapat memberi perintah haruslah dengan wewenang formil. Walaupun demikian
wewenang pribadi dapat mernaksa kepatuhan orang lain.
c) Disiplin
(discipline), dalam arti kepatuhan anggota organisasi terhadap aturan dan kesempatan.
Kepemimpinan yang baik berperan penting bagi kepatuhan ini dan juga kesepakatan
yang ad ii, seperti penghargaan terhadap prestasi serta penerapan sangsi hukum
secara adil terhadap yang menyimpang.
d) Kesatuan komando
(Unity of commad), yang berarti setiap karyawan hanya menerima perintah kerja
dari satu orang dan apabila perintah itu datangnya dari dua orang atasan atau
lebih akan timbul pertentangan perintah dan kerancuan wewenang yang harus
dipatuhi.
e) Kesatuan pengarahan
(unity of Direction), dalam arti sekelompok kegiatan yang mempunyai tujuan yang
sarna yang harus dipimpin oleh seorang manajer dengan satu rencana kerja.
f) Menomorduakan
kepentingan perorangan terhadap terhadap kepentingan umum (Subordination of
Individual interest to general interes), yaitu kepentingan perorangan
dikalahkan terhadap kepentingan organisasi sebagai satu keseluruhan.
g) Renumerasi Personil
(Renumeration of personnel), dalam arti imbalan yang adil bagi karyawan dan
pengusaha.
h) Sentralsiasi
(Centralisation), dalam arti bahwa tanggung jawab akhir terletak pada atasan
dengan tetap memberi wewenang memutuskan kepada bawahan sesuai kebutuhan,
sehingga kemungkinan adanya desentralisasi.
i) Rantai Skalar
(Scalar Chain), dalam arti adanya garis kewenangan yang tersusun dari tingkat
atas sampai ke tingkat terendah seperti tergambar pada bagan organisasi.
j) Tata-tertib (Order),
dalam arti terbitnya penempatan barang dan orang pada tempat dan waktu yang
tepat.
k) Keadilan (Equity),
yaitu adanya sikap persaudaraan keadilan para manajer terhadap
bawahannya.
l) Stabilitas masa jabatan (Stability of Penure
of Personal) dalam arti tidak banyak pergantian karyawan yang ke luar masuk
organisasi.
m) Inisiatif
(Initiative), dengan memberi kebebasan kepada bawahan untuk berprakarsa dalam
menyelesaikan pekerjaannya walaupun akan terjadi kesalahan-kesalahan.
n) Semangat Korps (Esprit de Corps), dalam arti
meningkatkan semangat berkelompok dan bersatu dengan lebih banyak menggunakan
komunikasi langsung daripada komunikasi formal dan tertulis.
6. Fungsi
administrasi dan manajemen !
Penjelasan :
Louis A. Allen: Leading, Planning, Organizing, Controlling.
Prajudi Atmosudirdjo: Planning, Organizing, Directing, atau Actuating andControlling.
John Robert B., Ph.D : Planning, Organizing, Command -ing, and Controlling.
Henry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.
Luther Gullich : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Repor-ting,Budgeting.
Koontz dan O’Donnel : Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling.
William H. Newman : Planning, Organizing, Assem-bling, Resources, Directing,Controlling.
Dr. S.P. Siagian., M.P.A : Planning, Organizing, motivating and Controlling.
William Spriegel : Planning, organizing, Controlling
Lyndak F. Urwick : Forecasting, Planning Orga-nizing, Commanding, Coordina-ting,
Controlling.
Dr. Winardi, S.E : Planning, Organizing, Coordi-nating, Actuating, Leading,
Co-mmunication, Controlling
The Liang Gie : Planning, Decision making, Directing, Coordinating,
Control-ling,Improving.
James A.F.Stoner : Planning, Organizing, Leading, and Controlling.
George R. Terry : Planning, Organizing,
Staffing, Motivating, and Controlling.
Pemaparan secara garis besar:
Planning
Berbagai
batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat
rumit.Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah
penentuan serangkaian tindakanuntuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.
Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaanmerupakan penetapan jawaban kepada
enam pertanyaan berikut :
1.Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2.Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3.Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4.Kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5.Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6.Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
Menurut Stoner
Planning
adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapaisasaran
tadi.Organizing
Organizing
organisasi
adalah wadah atau wacana untuk dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam
cara yang terstruktur untuk mencapai tujuan.
Leading
Pekerjaan
leading meliputi lima kegiatan yaitu :
• Mengambil
keputusan
• Mengadakan
komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
• Memeberi
semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka
bertindak.Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta
memperbaiki pengetahuandan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha
mencapai tujuan yang ditetapkan.
Directing/Commanding
Directing
atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan,
saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas
masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar
tertuju pada tujuan yang telahditetapkan semula.
Motivating
Motivating
atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa
pemberianinspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan
melakukan kegiatan secara suka relasesuai apa yang diinginkan oleh atasan.
Coordinating
Coordinating
atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk
melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan,
kekosongan kegiatan, dengan jalanmenghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan
pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja samayang terarahdalam upaya mencapai
tujuan organisasi.
Controlling
Controlling
atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi
manajemenyang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi
sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar
dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskansemula.
Reporting
Adalah
salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan
atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas
dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.
Staffing
Staffing
merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu
organisasisejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha
agar setiap tenaga memberidaya guna maksimal kepada organisasi.
Forecasting
Forecasting
adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap
berbagaikemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti
dapat dilakukan.
Actuating
Actuating adalah suatu
tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk
mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan
usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang
agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran
secarabersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam
hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah
Pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari
aktivitas tesebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu.
Seperti : Leadership ( pimpinan ), perintah, komunikasi dan conseling (
nasehat). Actuating disebut juga“ gerakan aksi “ mencakup kegiatan
yang dilakukan seorang manager untuk mengawali dan melanjutkan kegiatan
yang ditetapkan oleh unsur-unsur perencanaan dan pengorganisasian agar
tujuan-tujuan dapat tercapai. Dari seluruh rangkaian proses manajemen,
pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama.
Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak
berhubungandengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan
fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang
berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal
ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating
merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian
rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai
sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut
oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran tersebut. Dari
pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya
untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai
pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan
kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk
diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang
karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
a. Merasa yakin akan mampu mengerjakan
b. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya
c. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yanglebih
penting, atau
mendesak
d. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan.
Fungsi dari Pelaksanaan (actuating) adalah sebagai berikut:
1. Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian
motivasi
kepada tenagakerja agar dapat bekerja
secara efektif dan efisien dalam pencapaian
tujuan.
2. Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan.
3. Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.
4. Proses implementasi program agar dapat dijalankan olehseluruh pihak dalam
organisasi
serta proses memotivasi agar semua
pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawab.
Innovating
mencakup
pengembangan gagasan-gagasan baru,mengkombinasikan pemikiran baru dengan yang
lama, mencari gagasan-gagasan dari kegiatan lain dan melaksanakannya.
Representing
mencakup
pelaksanaan tugas pegawai sebagai anggota resmidari sebuah perusahaan dalam urusannya
dengan pihak pemerintah, kalanganswasta, bank, penjual, langganan dan kalangan
luar lainnya
