CONTOH SOAL PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

1.    Pengertian administrasi dalam artian luas dan sempit !

Penjelasan :

Menurut Wikipedia bahasa Indonesia,

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Sedangkan, Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

2.    Membedakan administrasi dalam dua golongan (Administrasi Negara dan Administrasi niaga )!

Penjelasan :

Top of FormAdministrasi Negara :

Menurut John M. Pfiffner and Robert V. Presthus dalam bukunya yang berjudul “Public Administration” mengemukakan:

Administrsi Negara adalah pelaksanaan kebijaksanaan Negara yang telah digariskan oleh badan-badan politik yang representative (Public Adminiration involve the implementation of public wich has been outlined by representative political bodies).

Menurut Leonard D. White dalam bukunya yang berjudul “Introduction tot the study of public Administration” mengemukakan :

Adminitrasi Negara terdiri atas semua/seluruh aktivitas/kegiatan yang bertujuan pemenuhan atau pelaksanaan kebijaksanaan Negara (public administration concists of all these operation having for their purpose the fulfillment or enforcement of public policy)

Dari uraian dua pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa Administrasi Negara adalah proses kerjasama dari seluruh aparatur Negara berdasarkan garis-garis besar yang telah disepakati bersama untuk tujuan Negara.

Administrasi Niaga :

Prof. dr. Mr. S. Srajudi Admosudidjo dalam bukunya yang berjudul “Administrasi Negara atau Business Administration” adalah suatu pengertian yang mencakup dua pengertian menjadi satu, yaitu :

Administrsi Niaga adalah adminitrasi dari pada suatu organisasi niaga secara keseluruhan, bilamana organisasi niaga tersebut merupakan perusahaan, maka administrasi niaga tersebut dijalankan oleh Direksi dari pada perusahaan.

Administrasi Niaga adalah administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat kewniagaan (business objective), dalam pengertian ini, administrasi niaga tersebut dijalnkan oleh setiap manager dalam suatu organisasi niaga.

Dari uraian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa Administrsi Niaga adalah proses kerjasama dari kelompok orang untuk mencapai keuntungan / laba yang sebesar-besarnya.

Berdasar uraian-uraian tersebut diatas, maka perbedaan Administrasi Negara dengan Administrasi Niaga, terletak pada bidang usaha atau aktivitas bersama untuk mencapai tujuan Negara, sedangkan Administrasi Niaga untuk mencapai keuntungan/laba yang sebesar-besarnya.

3.    Unsur-unsur administrasi Negara !

Penjelasan :

a. Organisasi

Organisasi adalah kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada. Pengertian organisasi menurut para ahli yaitu:

-   James D. Mooney, organisasi adalah sebagai bentuk setiap perserikatan orang-orang untuk mencapai tujuan bersama.

-   Luther Gulick, organisasi adalah sebagai suatu alat saling hubungan satuan-satuan kerja yang memberikan mereka kepada-kepada orang-orang yang ditempatkan dalam struktur kewenangan. Dengan demikian pekerjaan dapat dikoordanisikan oleh perintah para atasan kepada para bawahan yang menjangkau dari puncak sampai ke dasar dari seluruh badan usaha.

-  Schein, organisasi merupakan suatu system terbuka, yang memiliki interaksi konstan dengan lingkungannya, serta terdiri dari banyak sub-grup, unit-unit jabatan, susunan hierarki serta segmen yang tersebar secara geografis.

b. Manajemen

Manajemen adalah suatu cara menggerakkan orang lain untuk melakukan suatu tujuan. Pengertian Manajemen menurut para ahli yaitu:

- Koontz and Donnel, manajemen adalah terlaksananya pekerjaan melalui orang-orang lain.

- Kimball and Kimball, manajemen terdiri dari semua tugas dan fungsi yang meliputi penyusunan sebuah perusahaan, pembiayaan, penetapan garis-garis besar kebijaksanaa,penyediaan semua peralatan yang diperlukan dan penyusunan kerangka organisasi serta pemilihan para pejabat terasnya.

c. Komunikasi

Komunikasi adalah proses yang menyampaikan warta dari seseorang kepada pihak lain dalam usaha kerja sama. Pengertian komunikasi menurut beberapa ahli yaitu:

- Lexicographer, komunikasi adalah upaya yang bertujuan berbagi untuk mencapai kebersamaan.

- Websters New Colligiate Dictionary, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi diantara individu melalui system lambang-lambang, tanda-tanda atau tingkah laku.

d. Informasi

Informasi adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penghimpun, pencatat, pengolah, penggadaan pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan informasi. Administrasi informasi mempunyai tujuan yaitu untuk keperluan membuat keputusan maka dapat pula dipandang sebagai cabang dari ilmu manajemen.. Informasi pemerintah yang benar (valid dan shahih) dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam mengurangi ketidakpastian serta mengantisipasi kendala yang akan diperkirakan terjadi. Jadi informasi bukan sekadar data mentah yang lalu asal disampaikan apa adanya. Tetapi haruslah sudah diproses, diolah dan disaring mana yang baik dan benar dan perlu disampaikan kepada pihak tertentu. Sebagai abdi masyarakat maka para administrator dan sumber informasi bagi masyarakatnya.

e. Adm. Kepegawaian

Kepegawaian adalah proses yang menyangkut pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan, pengangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian dan pemberhentian tenaga kerja dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan. Berikut ini adalah beberapa definisi kepegawaian yaitu

- Kepegawaian sebagai ilmu yaitu mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.

- Kepegawaian sebagai proses yaitu proses penyelenggaraan politik kepegawaian atau program kerja/tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tyertentu.

- Kepegawaian sebagai fungsi yaitu mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

- Kepegawaian sebagai seni yaitu seni memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama dengan cara sedemikian rupa, sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik mengenai jumlah maupun tujuannya.

f. Adm. Keuangan

Keuangan adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan, pemakaian, pemeliharaan, dan penyingkiran benda dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. Suatu segi lain dari administrasi keuangan ialah pencatatan segenap penerimaan dan pengeluaran biaya dalam kerjasama itu. Penelaahan terhadap segi ini menumbuhkan sekelompok pengetahuan yang cukup luas dan penting dengan nama pembukuan. Pembukuan adalah seni untuk mencatat, mengumpulkan dan akhirnya meringkaskan dalam bentuk laporan keuangan akibat keuangan dari tindakan eksekutif. Administrasi keuangan terdiri dari serangkaian langkah-langkah dimana dana-dana disediakan bagi pejabat-pejabat tertentu dibawah prosedur-prosedur yang akan menjamin sah dan berdaya gunanya pemakaian dana-dana itu.

g. Adm. Perbekalan

Perbekalan adalah rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur, pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan dalam usaha kerja. Beberapa pokok yang perlu dipersoalkan dalam administrasi perbekalan ialah: Penelitian dan penentuan kebutuhan perbekalan kerja, pembakuan dan perincian keja-kerja, proses pembelian barang, pencatatan dan pengurusan harta benda, teknik penyimpanan dan perawatan barang, prosedur penyingkiran benda yang tak diperlukan lagi, pengurusan dan pemeliharaan gedung, penyusunan tata ruang kantor. Dalam hal ini pengetahuan ini mempergunakan hasil-hasil dari ilmu-ilmu kealaman.

h. Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa usaha pengenalan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam kerjasama mencapai tujuan. Perincian isi kelompok pengetahuan ini antara lain, organisasi dan bidang kerja hubungan masyarakat Asas-asas pekerjaan hubungan masyarakat, alat-alat hubungan masyarakat, proses kegiatan hubungan masyarakat, analisis pendapat umum, teknik propaganda, hal-hal mengenai penyiaran warkat. Ketiga pokok yang terakhir ini dapat dianggap telah berkembang menjadi cabang-cabang pengetahuan yang lebih khusus dalam ilmu hubungan masyarakat.

Hubungan 8 Unsur Administrasi

Masing-masing konsep bersifat statis, sedangkan dalam kenyataan ditempat kerja yang didalamnya sedang berlangsung rangkaian kegiatan penataan akan tampak adanya unsur umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis semua unsur seringkali langsung secara bersamaan. Juga urut-urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur dapat berubah-ubah. Bergantung pula pada orang-orang dan corak kerjasama, peranan yang dititik beratkan dari sesuatu unsur dapat berbeda-beda dalam suatu kerjasama tertentu. Jadi hubungan setiap delapan unsur ini saling berhubungan secara erat. Apabila rangkaian ini berputar artinya rangkaian kegiatan penataan itu sedang berlangsung, maka kedelapan unsur itu merupakan kesatuan yang tidak mungkin dipisah-pisahkan dan sukar dibeda-bedakan dengan tegas.

4.    Sebutkan dan Jelaskan tiga kepemimpinan menurut Henry Fayol !

Pada umumnya manajer memiliki tanggung jawab yang sama, yaitu melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, serta penyusunan staf namun dari sisi tingkat atau level manajemen dapat dibagi menjadi tiga / 3 macam, yakni :

1. Manajer Puncak / Top Manager
Tanggung jawab dari manajer puncak adalah keseluruhan kinerja dan keefektifan dari suatu perusahaan. Manajer tingkat puncak membuat kebijakan, keputusan dan strategi yang berlaku secara umum pada suatu perusahaan. Manajer puncak juga yang melakukan hubungan dengan perusahaan lain dan pemerintah.

2. Manajer Menegah / Middle Manager
Manajer tingkat menengah berada di antara manajer puncak dan manajer lini pertama. Manajer ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh manajer tingkat atas atau puncak.

3. Manajer bawah / low manager
Manajer tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan atau supervisi para karyawan dan memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh manajer puncak dan menengah telah dijalankan dengan baik. Manajer lini pertama juga memiliki andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi yang telah ditetapkan.

Tambahan Hierarki Manajemen :
Dari sisi jumlah, jumlah dari atas ke bawah berbentuk kerucut atau piramida, yaitu semakin tinggi level atau tingkatan seorang manajer, maka semakin sedikit jumlah manajer pada tingkatan tersebut.

Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:

Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.

5.    Siapa Bapak administrasi dan manajemen?

Penjelasan :

Peter Ferdinand Drucker 

lahir di Kaasgraben, Vienna, Austria, 19 November 1909 – meninggal di Claremont, California, Amerika Serikat, 11 November 2005 pada umur 95 tahun) adalah seorang penulis, konsultan manajemen, dan "ekolog sosial." Ia sering disebut sebagai bapak "manajamen modern." Ratusan artikel ilmiah dan populer serta 39 bukunya menjelaskan bagaimana manusia diorganisir pada setiap sektor masyarakat—bisnis, pemerintah, maupun organisasi non-profit. Tulisan-tulisannya juga berhasil memprediksi berbagai peristiwa yang terjadi pada abad ke-20 seperti privatisasi dan desentralisasi; kebangkitan Jepang sebagai kekuatan ekonomi dunia; peran pemasaran yang semakin meningkat; dan kebutuhan akan sebuah masyarakat informasi.Pada tahun 1959, Drucker memperkenalkan istilah "Pekerja pikiran" (knowledge worker)

Frederick W. Taylor (1856 -1915)

Frederick W. Taylor dikenal dengan manajemen ilmiahnya dalam upaya meningkatkan produktivitas. Gerakannya yang terkenal adalah gerakan efisiensi kerja. Taylor membuat prinsip-prinsip yang menjadi intinya manajemen ilmiah yang terkenal dengan rencana pengupahan yang menghasilkan turunnya biaya dan meningkatkan produktivitas, mutu,

pendapatan pekerjaan dan semangat kerja karyawan. Adapun filsafat Taylor memiliki 4 prinsip yang ditetapkan yaitu :

1. Pengembangan manajemen ilmiah secara benar.

2. Pekerjaan diseleksi secara ilmiah dengan rnenempatkan pekerjaan yang cocok untuk satu pekerjaan.

3. Adanya pendidikan dan pengambangan ilmiah dari para pekerja.

4. Kerjasama yang baik antara manajernen dengan pekerja.

Dalam menerapkan keempat prinsip ini, beliau menganjurkan perlunya revolusi mental di kalangan manajer dan pekerja. Adapun prinsip-prinsip dasar menurut Taylor mendekati ilmiah adalah :

1. Adanya ilmu pengetahuan yang menggantikan cara kerja yang asal-asalan.

2. Adanya hubungan waktu dan gerak kelompok.

3. Adanya kerja sarna sesama pekerja, dan bukan bekerja secara individual.

4. Bekerja untuk hasil yang maksimal.

5. Mengembangkan seluruh karyawan hingga taraf yang setinggi-tingginya, untuk tingkat kesejahteraan maksimum para kaayawan itu sendiri dan perusahaan.

Buku-buku Taylor yang terkenal adalah "Shop management (1930)", Principles Of Scientific Management (1911)", dan "Testimory Before Special House Comittee (1912)". Dan pada tahun 1947, ketiga buku tersebut digabungkan dalam 1 (satu) buku dengan judul"Scientific Management”.

2. Henry Fayol (1841 -1925)

Henry Fayol mengarang buku "General and Industrial management". Pada tahun 1916, dengan sebutan teori manajemen klasik yang sangat memperhatikan produktivitas pabrik dan pekerja, disamping memperhatikan manajemen bagi satu organisasi yang kompleks, sehingga beliau menampilkan satu metode ajaran manajemen yang lebih utuh dalam bentuk cetak baru.

Fayol berkeyakinan keberhasilan para manajer tidak hanya ditentukan oleh mutu pribadinya, tetapi karena adanya penggunaan metode manajemen yang tepat. Sumbangan terbesar dari Fayol berupa pandangannya tentang manajemen yang bukanlah semata kecerdasan pribadi, tetapi lebih merupakan satu keterampilan yang dapat diajarkan dari dipahami prinsip-prinsip pokok dan teori umumnya yang telah dirumuskan. Fayol membagi kegiatan dan operasi perusahaan ke dalam 6 macam kegiatan :

a. Teknis (produksi) yaitu berusaha menghasilkan dan membuat barangbarang produksi.

b.  Dagang (Beli, Jual, Pertukaran) dengan tara mengadakan pembelian bahan mentah dan menjual hasil produksi.

c.  Keuangan (pencarian dan penggunaan optimum atas modal) berusaha mendapatkan dan menggunakan modal.

d.  Keamanan (perlindungan harga milik dan manusia) berupa melindungi pekerja dan barang-barang kekayaan perusahaan.

e.  Akuntansi dengan adanya pencatatan dan pembukuan biaya, utang, keuntungan dan neraca, serta berbagai data statistik.

f.  Manajerial yang terdiri dari 5 fungsi :

1) Perencanaan (planning) berupa penentuan langkah-langkah yang memungkinkan organisasi mencapai tujuan-tujuannya.

2) Pengorganisasian dan (organizing), dalam arti mobilisasi bahan materiil dan sumber daya manusia guna melaksanakan rencana.

3) Memerintah (Commanding) dengan memberi arahan kepada karyawan agar dapat menunaikan tugas pekerjaan mereka

4) Pengkoordinasian (Coordinating) dengan memastikan sumber-sumber daya dan kegiatan organisasi berlangsung secara harmonis dalam mencapai tujuannya.

5) Pengendalian (Controlling) dengan memantau rencana untuk membuktikan apakah rencana itu sudah dilaskanakan sebagaimana mestinya.

Selain hal-hal pokok diatas, masih ada beberapa ajaran Fayol lainnya yaitu :

1. Keterampilan yang dibutuhkan oleh manajer tergantung kepada tempat pada tingkatan organisasi, yang rendah lebih membutuhkan keterampilan dan

2. Kemampuan teknis dibandingkan dengan keterampilan manajerial pada manajer tingkat atas.

3. Kemampuan dan ketrampilan manajemen harus diajarkan dan dipelajari, sehingga tidak mungkin hanya diperoleh melalui praktek, timbul tenggelam sepertl orang belajar menyelam tanpa guru.

4. Kernampuan dan keterampilan manajemen dapat diterapkan pada segala bentuk dan jenis organisasi, seperti rumah tangga, pemerintah, partai, industri dan lainlain.

5. Prinsip-prinsip manajemen lebih baik daripada hukum manajemen, karena hukum bersifat kaku, sedang prinsip bersifat lebih luwes, sehingga dapat disesuaikan pada keadaan yang dihadapi.

6. Ada 14 macam prinsip manajemen dari Fayol, yaitu :

a) Pembagian kerja (Division of labor), yaitu sernakin mengkhusus manusia dalam pekerjaannya, semakin efisien kerjanya, seperti terdapat pada ban berjalan.

b) Otoritas dan tanggung jawab (Authority and Responsibility) diperoleh melalui perintah dan untuk dapat memberi perintah haruslah dengan wewenang formil. Walaupun demikian wewenang pribadi dapat mernaksa kepatuhan orang lain.

c) Disiplin (discipline), dalam arti kepatuhan anggota organisasi terhadap aturan dan kesempatan. Kepemimpinan yang baik berperan penting bagi kepatuhan ini dan juga kesepakatan yang ad ii, seperti penghargaan terhadap prestasi serta penerapan sangsi hukum secara adil terhadap yang menyimpang.

d) Kesatuan komando (Unity of commad), yang berarti setiap karyawan hanya menerima perintah kerja dari satu orang dan apabila perintah itu datangnya dari dua orang atasan atau lebih akan timbul pertentangan perintah dan kerancuan wewenang yang harus dipatuhi.

e) Kesatuan pengarahan (unity of Direction), dalam arti sekelompok kegiatan yang mempunyai tujuan yang sarna yang harus dipimpin oleh seorang manajer dengan satu rencana kerja.

f) Menomorduakan kepentingan perorangan terhadap terhadap kepentingan umum (Subordination of Individual interest to general interes), yaitu kepentingan perorangan dikalahkan terhadap kepentingan organisasi sebagai satu keseluruhan.

g) Renumerasi Personil (Renumeration of personnel), dalam arti imbalan yang adil bagi karyawan dan pengusaha.

h) Sentralsiasi (Centralisation), dalam arti bahwa tanggung jawab akhir terletak pada atasan dengan tetap memberi wewenang memutuskan kepada bawahan sesuai kebutuhan, sehingga kemungkinan adanya desentralisasi.

i) Rantai Skalar (Scalar Chain), dalam arti adanya garis kewenangan yang tersusun dari tingkat atas sampai ke tingkat terendah seperti tergambar pada bagan organisasi.

j) Tata-tertib (Order), dalam arti terbitnya penempatan barang dan orang pada tempat dan waktu yang tepat.

k) Keadilan (Equity), yaitu adanya sikap persaudaraan keadilan para manajer terhadap  bawahannya.

l)   Stabilitas masa jabatan (Stability of Penure of Personal) dalam arti tidak banyak pergantian karyawan yang ke luar masuk organisasi.

m) Inisiatif (Initiative), dengan memberi kebebasan kepada bawahan untuk berprakarsa dalam menyelesaikan pekerjaannya walaupun akan terjadi kesalahan-kesalahan.

n)  Semangat Korps (Esprit de Corps), dalam arti meningkatkan semangat berkelompok dan bersatu dengan lebih banyak menggunakan komunikasi langsung daripada komunikasi formal dan tertulis.

6.    Fungsi administrasi dan manajemen !

Penjelasan :

Fungsi manajemen menurut pendapat para ahli

Louis A. Allen: Leading, Planning, Organizing, Controlling.

Prajudi Atmosudirdjo: Planning, Organizing, Directing, atau Actuating andControlling.

John Robert B., Ph.D : Planning, Organizing, Command -ing, and Controlling.

Henry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.

Luther Gullich : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Repor-ting,Budgeting.

Koontz dan O’Donnel : Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling.

William H. Newman : Planning, Organizing, Assem-bling, Resources, Directing,Controlling.

Dr. S.P. Siagian., M.P.A : Planning, Organizing, motivating and Controlling.

William Spriegel : Planning, organizing, Controlling

 Lyndak F. Urwick : Forecasting, Planning Orga-nizing, Commanding, Coordina-ting, Controlling.

Dr. Winardi, S.E : Planning, Organizing, Coordi-nating, Actuating, Leading, Co-mmunication, Controlling

The Liang Gie : Planning, Decision making, Directing, Coordinating, Control-ling,Improving.

James A.F.Stoner : Planning, Organizing, Leading, and Controlling.

George R. Terry : Planning, Organizing, Staffing, Motivating, and Controlling.

Pemaparan secara garis besar:

Planning

Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit.Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakanuntuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaanmerupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :

1.Tindakan apa yang harus dikerjakan ?

2.Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?

3.Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?

4.Kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?

5.Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?

6.Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

Menurut Stoner

Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapaisasaran tadi.Organizing

Organizing

organisasi adalah wadah atau wacana untuk dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai tujuan.

Leading

Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :

• Mengambil keputusan

• Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.

• Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuandan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

Directing/Commanding

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telahditetapkan semula.

Motivating

Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberianinspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka relasesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Coordinating

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalanmenghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja samayang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Controlling

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemenyang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskansemula.

Reporting

Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

Staffing

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasisejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberidaya guna maksimal kepada organisasi.

Forecasting

Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagaikemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

Actuating

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secarabersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership ( pimpinan ), perintah, komunikasi dan conseling ( nasehat). Actuating disebut juga“ gerakan aksi “ mencakup kegiatan yang dilakukan seorang manager untuk mengawali dan melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh unsur-unsur perencanaan dan pengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapai. Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungandengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran tersebut. Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
a. Merasa yakin akan mampu mengerjakan
b. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya
c. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yanglebih penting, atau   

    mendesak
d. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan.

Fungsi dari Pelaksanaan (actuating) adalah sebagai berikut:
1. Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi   

    kepada tenagakerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian

    tujuan.
2. Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan.
3. Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.
4. Proses implementasi program agar dapat dijalankan olehseluruh pihak dalam organisasi

    serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawab.

Innovating 

mencakup pengembangan gagasan-gagasan baru,mengkombinasikan pemikiran baru dengan yang lama, mencari gagasan-gagasan dari kegiatan lain dan melaksanakannya.

Representing 

mencakup pelaksanaan tugas pegawai sebagai anggota resmidari sebuah perusahaan dalam urusannya dengan pihak pemerintah, kalanganswasta, bank, penjual, langganan dan kalangan luar lainnya